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職場にマニュアルがない!?引継、異動時の問題、対策を紹介!

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こんにちわ、あなたの職場にはマニュアルが整備されていますか?
私の職場は大手の基準に入っていますが、マニュアルが存在していませんでした。
マニュアルがない職場に対する問題と対策について紹介したいと思います。

 

使える業務マニュアルのつくり方・活かし方

 

マニュアルとは!?

マニュアルないし手引書(てびきしょ)とは、ある条件に対応する方法を知らない者(初心者)に対して示し、教えるために標準化・体系化して作られた文書である。

人間の行動や方法論を解説したものとしては、社会や組織といった集団における規則(ルールなど)を文章などで示したもので、一般に箇条書きなどの形でまとめられ、状況に応じてどのようにすべきかを示してある。 wikipedia 引用

 

 

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【経験談】職場にマニュアルがない!?新人時代、引継の時、苦労した話

 

私が入社して間もなく、任された仕事で同じく働く派遣社員がいました。

 

派遣社員が突然辞めたのです。

 

派遣社員の仕事を上司からやってくれと言われたが、何の引継もなかったのです。就業規則には引継をきちんとしなければいけないと書いてあるが、引継はされなかった。そしてマニュアルはあるのかなぁ?と思い探してもわからない。

というかマニュアルが無い。

 

むしろ、派遣社員に任せっぱなしだったので、勿論、マニュアルはなかったのです。

 

派遣社員は悪くない。会社がマニュアルを作っていないがために、私が一から情報を探して、派遣社員の業務を一から勉強しました。

 

この苦労した経験により、何事もマニュアル作りが大切だと私は感じるようになりました。

 

時はたち、なんで職場にマニュアルがないのかわかりました。

 

【問題】職場にマニュアルがない

 

職場にマニュアルがないと言う事は、会社自体にマニュアルを作る文化がないと言う事になります。

仕事を囲い込んでいる人が多いと言う事になります。私の会社は仕事を囲い込んで離さない人達の集まりと言う事になります。

 

ピュアじじい
そのせいか、「この人に聞かないとわからない」と言う状況が多々あります。

 

マニュアルがない会社と言うのは非常に効率が悪く生産性がとても低い会社となっています。でも、マニュアルを作らない方が利益を得ることが出来ます。

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【心理】あえてマニュアルを作らない方達

 

なぜマニュアルを作らないんだろう?と考えた時

下記の様な心理が働いているんだろうと考えました。

 

  1. 仕事を囲い込む
  2. 仕事を奪われたくない
  3. 異動をしたくない(誰でも出来る仕事なら異動の対象となる)
  4. 自己肯定感(自分にしかできない)
  5. マニュアルを作る必要性が無い
  6. マニュアルを作る能力が無い
  7. 仕事は体で覚えろ!的な感じ

 

やはり、マニュアルがないのなら自分で作るべきだと私は思います。なぜなら、マニュアルを作ることにより、業務を深く理解することが出来るからです。

 

ピュアじじい
正直マニュアルがない組織はレベルが低いと感じます。

 

【対策】マニュアルがないのなら作ればいい!

 

ないなら作りましょう。公開しなくても良いんです。自分のために作りましょう。会社を辞める時もスムーズに辞めることが出来ますし、異動する時も問題なく異動できます。

 

 

  • パワーポイント
  • Excel
  • Word

 

officeが入っていれば誰でも簡単にマニュアルは作成できます。
最悪メモ帳でも大丈夫です。

 

ピュアじじい
引継いだ方が最低限困らない様にすればマニュアルの完成です。

 

業務のポイントなどは入れとけば完璧ですが、事細かに記入しても引継ぐ相手に依存されるだけなのでほどほどが良いでしょう。引継相手から何度も連絡を貰わない様に、マニュアルを作った方が相手と自分のためになるのでマニュアルは是非作りましょう!

 

 

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【面倒】マニュアル作った結果

 

更新が面倒!!!!!
マニュアルを作ったは良いが、システム系のマニュアルだとめっちゃくちゃ大変です。

 

システムアップデート毎にマニュアル追加・・・修正
マニュアルが無いと何もできない人間から質問がわんさかくる・・・
これなら正直マニュアル作成は辞めとけばよかったと感じる。

 

結論:システム系のマニュアルは作成しない方がいい!

 

ただ、きちんとしたマニュアルを作成したことにより仕事に自信が付いた部分は良いと感じた。

 

【引継】マニュアルを作っても状況によっては教えない事も大事

私も人なので感情が有ります。
もし、会社から酷い扱いされてきたのなら、マニュアルを作成しても非公開にすべきです。恩を仇で返す様な人たちにマニュアルを公開する必要はありません。

 

良好な関係であれば公開した方が良いでしょう。
懇切丁寧に作成したマニュアルを真面目に公開する必要はないです。

 

ピュアじじい
状況に応じて公開するか決めよう

 

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【結論】マニュアルは作った方が良い

結局の所、マニュアル作成が出来ると言う事はそれだけ業務に精通したと言う事になる。会社に居続けるのなら、マニュアルは作成して後世のために残すべきです。定年までいる気が無いのならマニュアルを作る必要はないです。

 

マニュアルを作成することにより、指導力もあがりますし、何より周りから頼りにされます。頼りにされると言う事は昇進します。出来る人間と認められますので是非マニュアルは作成しましょう。

 

以上

 

 

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ピュアじじいです。花形部署から左遷され共通部門に異動。365日定時退社を実施中。低賃金のため副業を志す。ブログ100万PV目指し中!そして昨年息子が産まれ1歳になります。息子の子育て、物レビュー、雑記等を書いて行きたい思いますのでよろしくお願いします!

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