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会社飲み会の幹事は経験値になるけどやらない方が良いよ

投稿日:2017年11月24日 更新日:

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会社飲み会の幹事は経験値になるけどやらない方が良いよ

この話は去年、私が一年間会社の幹事を務めた話である。

 

こんな人には特に読んでほしい。

・幹事をはじめてお願いされた。
・幹事はなにをすればいいの?
・幹事を絶対に成功させなくてはいけない
・幹事はしたくない
・幹事をして得するのか?
・幹事でどんなトラブルが起きるのか?

 

すごい飲み会!飲み会をビジネスチャンスに変える70の方法

 

私の会社は一部上場企業である。
一部上場企業特有の閉塞感がある。
会社は大きくなると、コミュニケーションを取ることが難しくなってくる。

そこで会社を盛り上げるために、
幹事グループが創設されました。

幹事グループは主にレクレーションを開催するグループです。
各部門の主力級を集めたグループです。全員で5名。

そして私は、グループで意見を発して行くうちに
幹事グループのリーダーに自然となってしまいました。

そして私が企画した一覧です。

 

幹事グループで行った事
・ビアガーデン
・ボーリング大会(企画倒れさせられた)
・アンケート
・忘年会

ビアガーデン~忘年会までの幹事をして思った事、きつかった事、その他色々紹介していきます。

 

 

はじめて幹事グループの会議

 

はじめて幹事グループが集まって、どうするかを話し合いをした

 

まず目的について話し合いました。
・社員を盛り上げる
・社員の活性化
・他部門と親睦を深める

が目的となりました。

次に計画について

①飲み会 → ②忘年会

と計画しました。

結果的には
ビアガーデン → 忘年会 と着地しました。

 

お金について
総務からお金は出ないので補助金なし。
補助金なしだったのが幹事をする上で一番きつかった。

ビアガーデンについて
一番最初に決行する企画が決まった。
夏の時期に開催すると言う事でビアガーデンをする事に決まった。

 

 

ビアガーデンで行った段取り

Photo by Paloma A. on Unsplash

 

①駅に近いビアガーデン会場の洗い出し

 

②人数大く入るビアガーデン会場を予約
ここ重要、人数が減っても追加料金が発生するか確認。何人まで減っても問題ないか確認。
そのギリギリのラインで予約をする。当日増えてもどうにかなる。減った場合の対応が困るので注意

 

③経費シュミレーションを行う。
Excelで表を作り、各部門の出欠が分かる様に表を作成する
その表で集金状況、出欠状況、人数の確認。支払額の確認を行う。

 

参加人数のシュミレーションについては
おおよそで問題ない。多めの人数で取ることが望ましい。大は小を兼ねる。

表を作ることによって、その後の資産となる。
次回飲み会が発生しても、同じ表をコピーペーストをすれば使いまわせるのである。

 

④開催1ヶ月前に案内文を作成・回覧
人それぞれ予定があるので、全員が余裕を持って案内を受け取らるようにしないといけない。
最低でも1ヶ月まえ、遅くとも2週間前には案内文を出そう。

 

⑤事前に根回し。当日に挨拶、乾杯の音頭をして欲しい方に1か月前にお願いをする。
役をお願いするのであれば最低1ヶ月、遅くとも2週間前にお願いするべき。
当日お願いすると言うのは、失礼に当たるので気を付けよう。当日お願いされても
断られるので気を付けよう。

 

⑥司会進行の台本作成

ビアガーデン進行が上手くいく様に、全ての内容を記載し、下記の様に作成した。

(1)司会者(進行役)紹介
(2)開会挨拶
(3)乾杯
(4)●●←自由
(5)閉会挨拶

 

【1】司会者(進行役)紹介 19:00
「本日は皆さん、お忙しいところビアガーデンにご出席いただきありがとうございます。
このビアガーデンは管理者の皆様から「 多大なるご支援 」を頂き開催しております。
管理者の皆様ありがごうございます。おかげ様で無事開催することが出来ました。

司会は、●●の私、●●が務めさせていただきます。
さて、はじめに開会のごあいさつを●●にお願い致します」

 

【2】開会挨拶 19:05

※●●に依頼

 

 

【3】乾杯 19:10

※依頼 ●●

「●●ありがとうございました!それでは、皆さまお待ちかねの乾杯を行ないます。
皆さん、グラスの用意はよろしいでしょうか?●●、乾杯の発声をお願い致します!」

【乾杯の発声終了後、】
●時まで飲み放題、食べ放題でビッフェ形式となっております。よろしくお願い致します。

 

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【4】●●自由 企画的なもの 乾杯後~閉会の挨拶まで

自由に企画を入れて下さい。

 

 

【5】閉会挨拶 20:50 ※締めの音頭 ●●に依頼
「盛り上がっている中、恐縮ではありますが、お時間が迫ってきております。ここで一旦、場を締めさせて頂きたいと思います。
本日はビアガーデンに参加頂き、ありがとうございました! 尚、これからも社員の活力、職場の活性化、●●を盛り上げる為
企画させて頂きますのでぜひ参加をお願い致します。

最後は、1本締めでお開きとさせて頂きます。皆さん、どうぞご起立ください。締めの音頭は「●●」にお願い致します。
(締めの音頭が終わったら)以上でビアガーデンをお開きとさせていただきます。ありがとうございました。

 

 

 

ビアガーデンとは

ビアガーデン(独: Biergarten, 英: beer garden)は、屋外ないし建物(百貨店、ホテルが多い)の屋上に多数のテーブル席をしつらえ、
ビールなどを提供する形式の酒場。多くは夏期に限定して開設される。ビアレストランやビアホールとも呼ばれる。
消夏法として広く大衆に好まれ、夏の風物詩であり、夏の季語にもなっている。
オランダ語由来のビール (bier) と異なり、ビアガーデンの場合は英語風に「ビア (= beer)」を書くことが普通である。
辞書では「ビヤガーデン」の表記が多い。
(wikipedia引用)

 

 

ビアガーデンの良い所

・値段が手頃 2時間 3500円~ 食べ飲み放題
・クレジットカード払い可能
・座席の融通が利く
・ブッフェ形式で自由に料理を取りに行き、椅子に座って食べて行くスタイル
・飲み放題のビールが格別!
ビアガーデンならではと言う所だが、
私が言った所には下記のビールが置いてあり
キンキンに冷えていて最高だった。
・アサヒ―スーパードライエクストラコールド
・アサヒ―スーパードライ
・フリージングハイボール
・世界のビール(別途料金必要だった)
・真夏の暑さ、ビル屋上の風、冷たいビール、おいしい料理が合わさると最強である
・予約が取りやすい所、インターネットで予約をする事ができ、団体100名も予約出来る所が山ほどある。

 

ビアガーデンの悪かったところ

・雨天時の心配
延長した時の対応に心配。
ビアガーデン開催するまで天気予報を毎日確認、日に日に変わる天気に一喜一憂する毎日。

 

・声が通りにくい
密室ではないので幹事進行時に大声を出しても話が通りにくい。
何を言っているのか分からなくなる。

 

ビアガーデンの値段の設定
・一般社員を2500円
・ 管理者を5000円

この設定が管理者、一般社員から反感をくらった。
なぜ管理者が倍、出さないといけないんだ?と言われた。

一般社員からも反感があった。
会社が来てと言うなら、会社がお金を出すべきでは?

正直管理者、一般社員の言う事は分かるが、
幹事の私としてはこの部分はグレーゾーンだと思いました。
ぶっちゃけ知るかこの野郎と言う気持ちになりました。

 

ただお金を管理者から多く貰う理由として
一般社員に多く来てもらい、社員の活性化を図ろうと
思ったからです。

ですが、管理者にとっては、嫌だったようで、
目的を達成するのは難しいのかな?と思うスタートでした。

 

ビアガーデンで当日起きたこと

・幹事グループがビアガーデン会場の行き方が分からなく遅刻してきた。
幹事グループなのに、場所すら知らなかった大馬鹿。やる気がなくて残念だった。
・司会進行で大声で話しても声が通らず苦労した。

 

 

ビアガーデンについて後日言われたこと

・管理者、会費が高い、ありえない。いくらお金残ったの?
・ビアガーデンは良かったね。お酒は美味しいし最高だったよ。

 

 

ビアガーデンの反省

 

・企画を用意しなかったこと
当時はビアガーデンを開催すれば、それで終わりと思っていたが、
管理者からはもう一捻り欲しかったと言われた。企画が合った方が良かったと言われた。
お金を掛けずに盛り上がる景品等を用意すればよかったのかと思った。

 

感想
・雨さえ降らなければリスクが少なくビアガーデンは楽しい企画になる。
・飲み会を開けば良いと言うわけではない。
・乾杯の後に盛り上がる企画が必要。
・飲み会を開くだけと言うのは盛り上がり欠けるポップな曲、クラシック見たいなものだ

 

 

次にボーリング大会が企画倒れさせられた話を紹介します。

 

ボーリング大会が企画倒れ

Photo by Daniel Alvarez Sanchez Diaz on Unsplash

 

幹事グループの会議が月一で行われていたが、

当月に行われた幹事グループの会議は
業務繁忙に付き、出席者2名と話し合いにすらならなかった。

なかなか人が集まらない中、
ボウリング 2ゲーム 貸靴 ワンドリング + 景品付き
ワンフロア貸切と言う案を私が提案した。

 

管理者4000円、社員は2500円で考えて、場所も予約までした。

 

時間も無く、知恵を絞った結果だったが、管理者達にボウリング大会を開くと
メールを出しました。

 

結果
ボウリング大会を中止になりました。

 

原因は?
リーダー格の管理者が、4000円は高い払いたくないと言い出したのだ。
これに私は疑問に感じた。会社がレクレーションをしてくれと頼んでいるのに、
なぜ、管理者側がちょっとの負担で文句を言うのか謎だった。

 

管理者も家庭があるかもしれないが、1500円も多めに出せない管理者達に失望しました。
値段が高いと言う事だったんで、一律3500円でしようか迷ったが、それでは
ほとんどの社員は来ないと予測したので、開催しても管理者、社員が満足しないので
開催することはやめました。リーダー格の管理者に対する反抗の気持でもありました。

 

感想
根回しが足りなかったのか、管理者の懐が寒いのかは分からなかったが、
社員にレクレーションに来てほしいのであれば、社員優遇にしないとやる意味はないだろう。
誰のために何のためにやるのか、目的がブレてしまうと意味を無くす。

 

 

次にアンケートを全社員に行ってみました。

 

アンケートで参加しない人への理由調査してみました。

アンケート結果

忙しくて行けない

会費が高い

家庭の事情で行けない

時間外だから

代行代がかかるため

女性参加者が少ない

 

と調査結果が出ました。

 

 

やはり
お金の問題が参加しない理由として結果が出ました。
ボウリングで参加費を2500円で開催すると言う考えは正解でした。

 

社員の考えは「参加費が安くないと参加しない」と言う事がわかりました。

 

この結果をもとに、忘年会を企画する事となりました。

 

忘年会

 

一番面倒で大変な企画でした。

 

忘年会開催日の設定について
年末と言う事もあり、各部門の予定の摺合せが一番難しかった。
とりあえず日付に関してある日に設定をしたが、結果的、一番偉い人の予定が
二転三転し、偉い人の予定に合わせたため、各部門に一度決めた日を変えるなと怒鳴られた。

一度決めたら、偉い人が無理と言おうが変えない方が身のためである。

 

忘年会の会費設定について
アンケートの結果を踏まえて、
会費を一律3500円で2時間飲み放題と設定した。
結果会費に関しては満足されました。
原価は3000円のため500円は景品代とすることが出来たのが一番の成功だった。
予約した会場が5名毎1名無料と言うサービスをやっていたので参加人数が
多かったので、景品を豪華にすることが出来た。

会場の選び方が特に大事と感じました。
中には物凄く安くしてくれる所があるので、
店選びは全ての店を見る気持ちで見た方が良いと思います。

 

景品について
景品はくじ引きで当たる様に公平にしました。
結果みんな楽しんでくれたのは良かったと思う。
景品は加湿器、布団乾燥機、コーヒーメーカー、ドライヤー等
会費は3500円なのに、想像以上に景品を用意することが出来た。

 

余興について

楽天で「罰ゲーム」と検索すると
https://search.rakuten.co.jp/search/mall/%E7%BD%B0%E3%82%B2%E3%83%BC%E3%83%A0+%E3%82%B0%E3%83%83%E3%82%BA/

楽天で景品専用のお店があり、そういったお店には余興に使えるものが売っている。
https://www.rakuten.co.jp/freedom-m/

 

 

余興をやらろうと、計画を色々考えていたが結果できませんでした。
理由は、お店が禁止をしていたと言うことでした。

 

メモ余興を行う前提であれば、予約時に行いたい余興について確認をしてから予約するといいと思います。

 

 

忘年会の司会進行について
司会進行は私が担当した。
当日の進行がスムーズに進められる様にに作成をした。
結果、作って正解だった。

 

忘年会進行の流れを記載したいと思います。

 

忘年会進行の流れ

●●:●●頃

開会の挨拶(簡潔に短く)

「本日はお忙しい中、お集まり頂き、ありがとうございます。」

企画のくじびきについて説明する

「くじびき大会を忘年会後半に行わせて頂きますので楽しみにして下さい。」

「これより、●●の忘年会を始めさせていただきます。」

 

●●:●●頃 ~ ●●:●●頃
18:30 ~ 18:50
上司の挨拶(事前にお願いをする)※【事前依頼】●●にお願い

★「はじめに、●●にご挨拶を頂きます。●●よろしくお願いします。」

 

 

●●:●●頃 ~ ●●:●●頃
寸志の紹介(頂いた場合)
※頂いた志の事前ヒヤリングをする

「●●からお志を頂戴しておりますので皆様にご報告致します。有難うございました。」

 

 

●●:●●頃 ~ ●●:●●頃
乾杯の音頭  【事前依頼】●●(事前にお願いをする)

「それでは乾杯の音頭を安全品質管理部 ●●にお願いしたいと思います。
各自グラスのご用意をお願いします。」

「かんぱ~い」

 

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●●:●●頃 ~ ●●:●●頃(●●大会の準備が出来るまで)
食事・宴会・歓談
乾杯の音頭が終り次第、

「ではゆっくりとお食事とご歓談をお楽しみください。なお、後程、
●●大会を行いたいと思いますのでよろしくお願いします。」

●●大会の準備が出来次第

 

 

●●:●●頃 ~ ●●:●●頃
●●大会の開始

「企画を楽しんで頂けたでしょういか?では引き続きご歓談を楽しみください。」

 

 

●●:●●頃
閉会の挨拶
【事前依頼】●●にに挨拶をお願いする。

「そろそろ閉会の挨拶を入らせて貰ってもよろしいでしょうか?」

「宴もたけなわではございますが、お時間のほうがまいりましたので、閉会の挨拶を●●に
お願いしたいと思います。●●お願いします。」

「最後に一丁締めで締めたいと思います。●●お願いします。」

※【一丁締め】【関東一本締め】【いょーお!ぱん】を行う

 

 

●●:●●頃
閉会宣言
「本日はお忙しい中、お集まりいただきまして誠にありがとうございました。」
「それでは、この辺で忘年会をお開きにさせて頂きたいと思います。」
「お忘れ物などありませんようにご確認お願い致します。」
「では、皆様本日はありがとうございました。また、宜しくお願い致します。」

こういった流れで忘年会は終了となりました。
結果、楽しんでくれたみたいでよかった。

 

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幹事のリーダーを務めて思った事まとめ

 

まとめ

・会社全体の調整をする事を学べる。自分の顔を売ることが出来る。
・大勢の人が関わると物事は基本うまく行かない。

 うまく行かなかった時の事を想定した行動も考えるのが大事。
・どうすれば場が盛り上がるのかを勉強することが出来る。
・何事も抑揚をつける事が大事だと知った。抑揚をつける事によって、

 メリハリが付いてその場が盛り上がる。
・プレッシャーが強大なストレスとなるため幹事はおすすめしない。特にリーダーは疲れる。
・できる人、できない人の見分け方がわかる様になる。

・会議で意見を言わない人は存在価値なし。いない方がましである。
・行動できる人間を仲間にすることが一番大事。
・自分の頭の中で物事の流れがイメージできる様なるほどシュミレーションが出来れば、何事も失敗はしない。

 

幹事にはならない方が良い。
周りの人間から必用に責められる。
企画から当日まで頭から離れる事がないため緊張が持続して
ストレスが物凄く溜まる。
絶対に成功しなければならいと言う使命に苛まれる。
飲み会は主催者ではなく、出席者になることをおすすめする。

 

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ピュアじじいです。花形部署から左遷され共通部門に異動。365日定時退社を実施中。低賃金のため副業を志す。ブログ100万PV目指し中!そして昨年息子が産まれ1歳になります。息子の子育て、物レビュー、雑記等を書いて行きたい思いますのでよろしくお願いします!

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