こんにちわ
会議の運営者、司会をやっている人
会議出席者が眠くて困っていませんか？
私も、会議の司会をやっていますが、出席者が会議中に眠ってしまい困ってしまいます。
眠って貰うと困りますよね・・・
出席側になると分かりますが、会議って眠くなりますよね。
・会議が眠くならない方法
・会議が眠くなる原因
・会議運営者の心構え
主に上記３点を紹介していきます。
まず最初に原因から紹介していきます。
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眠くなる会議の原因
眠くなる理由は３つあります。
会議時間を食後に設定してはいけない。
会議時間の設定について、話します。食後に会議をしてはいけません。なぜなら、人はご飯を食べた後はお腹が熱くなり、眠気が生じます。出席者は会議に眠たくて来てるわけではありません。食後の会議は眠くなってしまうのです。だから食後の会議時間設定は控えましょう。「オススメは午前中です。頭もさえている１０時がおすすめです。」眠気がさめている時間を会議時間として設定しましょう。
出席者が話を聞くだけの会議は運営側一方的な会議
よくある会議の失敗は運営側が一方的に話してしまう事にあります。話したいことがあるのは良いですが、それって出席者側を無視していると同義になります。一方的に話されても出席者側は聞くだけで疲れてしまいます、司会者よりも出席者側に意見を出して貰いましょう。司会者が一方的に話すと司会者は疲れるだけで盛り上がりに欠ける会議になります。そして、出席者は意欲を無くし眠くなる会議となりますので、出席者に意見を出させる会議にしましょう。
何の工夫や努力をしていない会議
資料の垂れ流しを行っていませんか？ただの垂れ流しでは工夫をしているとは言えません。工夫をしなければ、単調な流れと言う事で出席者は眠くなってしまいます。変化をつけなければ眠くなってしまいますので、緩急をつけた工夫のある会議にすると眠くなる人が減るでしょう。
引き続き、眠くならない会議の方法をご紹介します。
眠くならない会議の方法
眠くならない会議の方法をご紹介します。
運営者側、司会者の自己開示をしましょう
まず出席者との警戒心を解く事が重要です。自分の事なんでも良いので会議が始まる前でも良いですし、会議開始冒頭にするのも良しです。自己開示をしない人の話を信用、信頼する人はいません。「自分の事を開示する」このことが「相手が心を開く」と言う鍵となります。だから自己開示が必要です。自己開示してからの会議はスムーズに意見を言い合いやすい雰囲気が出来ますので、まず自己開示をする事が重要です。
出席者が意見を言える様にすることが重要
出席者が意見を自由に言える雰囲気、意見を言わせることが重要です。各セクション毎に説明が終ったら、必ず出席者を名指しで意見がないか聞きましょう。どうしても無いと言うのなら、「あえて〇〇としたら」どうしますか？と「あえて」と言う言葉を使って、意見を出すハードルを下げましょう。ハードルを下げる事によって意見を言いやすく出来る雰囲気が出来上がります。そして、たとえ、変な意見でも否定せず聞きましょう。良い意見であれば強調して褒めましょう。そしてその意見を採用しましょう。
プレゼン資料を虫食いにする。
TV番組でもよくやっている手法で「虫食い」と言うやり方があります。
具体的に言うと、文字や絵を見えなくする方法です。
「虫食い」と言う文字を「虫●い」と風にするだけで、
出席者は何の文字が入るんだろう？？と疑問に思います。
疑問に思うと意欲が発生します。隠された文字が何か知りたくなるのです。出席者の意欲、やる気を引き出すには文字を隠す事が重要なのです。何でも良いです。「隠す」事が重要です。最初から全てオープンに文字や絵が見えると出席者は飽きてしまいます。だから「隠しましょう」。単純な仕掛けですが、効果がありますので試してみましょう。
文字を隠す事でも出席者のやる気は引き出せますが、
クイズ形式にする事もやる気向上に繋がります。
・資料の文字、絵を「虫食い or 隠す」
・クイズ軽視
この2点を意識して会議資料を作ると充実した会議となるでしょう。
動画を使用する
人は動く物に興味を持ちます。最近ではYoutebe等がインターネット環境さえあれば見ることが出来ますので説明材料にYoutubeを活用することをオススメします。検索をすればありとあらゆる材料が引っ張り出せます。参考資料として使用すれば効果あるでしょう。
各資料で何を伝えたいのか、事前に決めておく
会議と言うのは事前に決まります。事前に決定することが大事です。場当たり的に、その場で言う事を決めてしまうと収束がつかない状況となります。だから事前に決定しておきましょう。そうでなければ、会議はスムーズに運ばず、出席者は眠くなり、会議は混乱して終わるでしょう。
議事録はリアルタイムで入力しし、見える化をすること
話し合っている事を後日議事録として残すのは結構ですが、できればリアルタイムで議事録を打ち込みましょう。そして上映しましょう。そうすることによって、適当な事は言えない状態になり、真剣度が増します。見える化することによって会議出席者の万毒度が上がります。そして居眠り等が減るでしょう。可能な限り、会議の進行状況を見える化していきましょう。
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会議運営者の心構え
会議を運営者の心を紹介していきます。
会議は事前の計画が９割
会議運営者は事前に会議の計画をしましょう。先程も話しましたが、事前準備が一番重要です。事前に会議の流れを決めなければ場が混乱してしまいます。会議の充実を図るために事前に会議の流れを計画しましょう。
相手の立場を対等と見なし、臆する事なく話すべし
下手に相手の関係を意識して物事を話してはいけません。対等と認識して話しましょう。そうでなければ、公平な話し合いは出来ません。格下、格上、年上、年下とか関係ありません。気にしているとまともに話すことは難しいでしょう。あくまで対等で同じ目的を達成する仲間として意見を言いましょう。
やる気のない人間には喝を入れよう
やる気のない人間を会議に入れてしまうと会議がしらけます。やる気が無い人には帰ってもらいましょう。帰ってもらわなくても良いですが、次から呼ばないことにしましょう。やる気のない人間は会議に不要です。だから呼ぶのをやめましょう。最悪取引を中止しましょう。信頼関係においてやる気のない人と仕事をしても決してうまく行くことはありませんのでそんなやる気のない人間は会議に入れてはいけません。
意見を聞いても「特になし」と言う方にはお引き取り願おう。次の会議には呼ばない
よく「特になし」と言う人がいます。
じゃぁ会議に出なければいいんじゃない？欠席すればいいでしょう。と思う人は多いと思います。特になしとコメントする人は決して会議に参加させてはいけません。お引き取りしてもらいましょう。もちろん会議に呼んではいけません。
会議で居眠りする人にも問題有るが、運営者にも問題がある。
結局やる気のない両者が悪いと言う事になります。
居眠りをする様な会議は結局無駄です。やる必要がありません。時間をわざわざ作ってやる会議を無駄にしてはいけません。お互い有意義な会議にしない限り両者不幸になってしまいます。時間の無駄のない様に会議をしましょう。
